Boas Práticas de Uso do E-mail da UFSB
Finalidade do E-mail Institucional
- Utilize o e-mail institucional exclusivamente para fins acadêmicos e administrativos.
- Não use o e-mail institucional para:
- Mensagens pessoais.
- Acesso a redes sociais.
- Cadastros em sites de compras.
Segurança da Conta
- Proteção de senha:
- Mantenha sua senha confidencial e não a compartilhe.
- Crie senhas fortes, combinando letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais.
- Altere sua senha regularmente ou sempre que suspeitar de violação.
- Autenticação:
- Ative a verificação em duas etapas, se disponível.
- Prevenção de riscos:
- Evite acessar o e-mail em redes públicas ou dispositivos não confiáveis.
- Não abra anexos nem clique em links de remetentes desconhecidos ou com conteúdo suspeito.
- Verifique remetentes e desconfie de mensagens com:
- Erros gramaticais
- Solicitações urgentes ou incomuns
- Encaminhe e-mails suspeitos ao Setor de Gestão de Segurança da Informação da UFSB para análise <cosic@ufsb.edu.br>
Organização e Gerenciamento
- Caixa de entrada:
- Exclua mensagens desnecessárias para evitar ultrapassar o limite de armazenamento.
- Faça backups regulares de mensagens importantes, especialmente antes de desvincular-se da UFSB.
- Respostas:
- Utilize "Responder a todos" apenas quando necessário para evitar sobrecarga de mensagens.
Comunicação Eficaz
- Clareza e objetividade:
- Use títulos que reflitam o conteúdo no campo "Assunto".
- Destinatários:
- Envie e-mails somente para pessoas diretamente envolvidas no assunto.
- Utilize "Cc" e "Cco" com critério.
- Revisão:
- Revise ortografia, conteúdo e anexos antes de enviar.
Etiqueta no Uso do E-mail
- Respostas:
- Avalie a real necessidade de utilizar "Responder a todos".
- Anexos:
- Evite arquivos desnecessariamente grandes; prefira ferramentas de armazenamento na nuvem, como o Google Drive, Nuvem UFSB e OneDrive.
- Assinatura padrão:
- Inclua:
- Nome completo.
- Cargo ou função.
- Unidade ou setor.
- Contato institucional (telefone, se aplicável).
- Revisão:
- Leia o conteúdo antes de enviar para evitar erros.
Uso Adequado e Responsável
- Proibições:
- Não envie correntes, spam ou mensagens promocionais não autorizadas.
- Não utilize o e-mail para fins ilícitos, antiéticos ou contrários às políticas institucionais.
- Privacidade:
- Utilize o campo "Cco" ao enviar mensagens para múltiplos destinatários, protegendo os endereços.
- Ética:
- Não envie mensagens com conteúdo ofensivo, discriminatório ou contrário às leis e normas da UFSB.
Procedimentos em Caso de Ausência
- Configure respostas automáticas informando:
- Período de ausência.
- Contato alternativo, se necessário.
Dúvidas e Suporte
- Problemas técnicos:
- Servidores: solicite suporte pelo sistema Helpdesk.
- Discentes: procure o Setor de TI do seu campus.
- Consulte a Política de Gestão dos Serviços de Correio Eletrônico da UFSB para mais detalhes.