SIPAC - Processos
Um processo é o documento ou o conjunto de documentos. Este manual auxilia o usuário a cadastrar um novo processo no sistema SIPAC, bem como adicionar documentos ao processo e consultar processos já existentes.
- Cadastrar Processo
- Adicionando Interessados
- Movimentação inicial
- Confirmação
- Adicionar documento a um processo já aberto
- Alterar Encaminhamento
- Consultar Processo
- Tem alguma dúvida?
Cadastrar Processo
Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um novo processo no SIPAC.
Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo.
O sistema exibirá a seguinte tela:
Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:
- Origem do Processo
- Tipo do Processo
- Assunto Detalhado
- Natureza do Processo
Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte página será carregada:
Neste passo devem ser informados os documentos que formalizam o processo (Memorando, Ofício, Requerimento, etc).
Insira os seguintes dados do documento para formalizá-lo:
- Tipo do Documento
- Observações referentes ao documento
- Forma do Documento: Escrever Documento ou Anexar Documento Digital
Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada.
Após inserir todos os documentos necessários e os assinantes, clique em "Continuar >>".
Adicionando Interessados
Neste passo devem ser informados os interessados neste processo. Os interessados podem ser das seguintes categorias:
- Servidor
- Aluno
- Credor
- Unidade
- Outros
Após inserir todos os interessados desejados, prossiga o cadastro do processo selecionando a opção "Continuar >>"
Movimentação inicial
Insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade.
Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela.
Após inserir as informações, clique em Continuar.
Confirmação
Nesta tela confirme os dados informados e clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:
Adicionar documento a um processo já aberto
Essa operação permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema.
Acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Adicionar Documentos.
Abaixo, encontram-se listados os processos que estão em sua unidade. Caso queira buscar os processos que estão em unidades da sua hierarquia, selecione-as através da opção Processo na Unidade.
Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:
- Número do Processo (Formato: Radical.Número/Ano - Dígitos)
- Número do Processo pelo Código de Barras
- Assunto Detalhado do Processo
- Interessado do Processo
- Urgência do Processo
- Se desejar consultar apenas os Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.
Ao selecionar o processo desejado, adicione os documentos necessários e conclua a operação:
Alterar Encaminhamento
Permite alterar o encaminhamento de um processo previamente cadastrado, isto é, alterar a unidade de destino de um processo que foi enviado de uma unidade para outra, porém ainda não teve seu recebimento registrado no sistema da Instituição.
Acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento
Caso queira realizar uma busca por um processo específico, informe o Número do Processo ou o número do seu Código de Barras.
Para alterar o encaminhamento do processo para uma determinada unidade da instituição, clique no ícone e serão apresentados os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das Informações para Alteração de Encaminhamento:
Informe a Nova Unidade de Destino do processo na instituição. Cabe destacar que após digitar as primeiras letras do nome da Unidade de Destino, o sistema exibirá as opções relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la.
Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em Alterar para finalizar e confirme a operação.
Consultar Processo
Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por um determinado processo no sistema da Instituição e, se desejar, visualize seus detalhes, sua capa e sua guia de movimentação.
Acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Consultar Processo
Para isto, busque pelo processo desejado usando alguma das opções de filtro abaixo.
Quanto mais campos forem preenchidos, mais refinado será o resultado da busca.
Clique no número do processo encontrado ou no ícone para visualizar seus detalhes, que serão apresentados pelo sistema em uma nova página, conforme figura a seguir:
Tem alguma dúvida?
Em caso de dúvidas entre em contato pelo Helpdesk através do endereço eletrônico https://helpdesk.ufsb.edu.br/ (se docente, técnico-administrativo ou servidor terceirizado) ou com o Setor de TI do campus (se discente).