SIPAC - Processos

Um processo é o documento ou o conjunto de documentos. Este manual auxilia o usuário a cadastrar um novo processo no sistema SIPAC, bem como adicionar documentos ao processo e consultar processos já existentes.

• Cadastrar Processo
• Adicionando Interessados
• Movimentação inicial
• Confirmação
• Adicionar documento a um processo já aberto
• Alterar Encaminhamento
• Consultar Processo
• Tem alguma dúvida?

Cadastrar Processo

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um novo processo no SIPAC.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:

• Origem do Processo
• Tipo do Processo
• Assunto Detalhado
• Natureza do Processo

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte página será carregada:

Neste passo devem ser informados os documentos que formalizam o processo (Memorando, Ofício, Requerimento, etc).

Insira os seguintes dados do documento para formalizá-lo:

• Tipo do Documento
• Observações referentes ao documento
• Forma do Documento:  Escrever Documento ou Anexar Documento Digital
  

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada.

Após inserir todos os documentos necessários e os assinantes, clique em "Continuar >>".

Adicionando Interessados

Neste passo devem ser informados os interessados neste processo. Os interessados podem ser das seguintes categorias:

• Servidor
• Aluno
• Credor
• Unidade
• Outros
  

Após inserir todos os interessados desejados, prossiga o cadastro do processo selecionando a opção "Continuar >>"

Movimentação inicial

Insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela.

Após inserir as informações, clique em Continuar.

Confirmação

Nesta tela confirme os dados informados e clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Adicionar documento a um processo já aberto

Essa operação permite adicionar documentos a processos já cadastrados no sistema.

Acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Adicionar Documentos.

Abaixo, encontram-se listados os processos que estão em sua unidade. Caso queira buscar os processos que estão em unidades da sua hierarquia, selecione-as através da opção Processo na Unidade.

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Número do Processo (Formato: Radical.Número/Ano - Dígitos)
• Número do Processo pelo Código de Barras
• Assunto Detalhado do Processo
• Interessado do Processo
• Urgência do Processo
• Se desejar consultar apenas os Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.

Ao selecionar o processo desejado, adicione os documentos necessários e conclua a operação:

Alterar Encaminhamento

Permite alterar o encaminhamento de um processo previamente cadastrado, isto é, alterar a unidade de destino de um processo que foi enviado de uma unidade para outra, porém ainda não teve seu recebimento registrado no sistema da Instituição.

Acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento

Caso queira realizar uma busca por um processo específico, informe o Número do Processo ou o número do seu Código de Barras.

Para alterar o encaminhamento do processo para uma determinada unidade da instituição, clique no ícone  e serão apresentados os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das Informações para Alteração de Encaminhamento:

Informe a Nova Unidade de Destino do processo na instituição. Cabe destacar que após digitar as primeiras letras do nome da Unidade de Destino, o sistema exibirá as opções relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la.

Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em Alterar para finalizar e confirme a operação.

Consultar Processo

Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por um determinado processo no sistema da Instituição e, se desejar, visualize seus detalhes, sua capa e sua guia de movimentação.

Acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Consultar Processo

Para isto, busque pelo processo desejado usando alguma das opções de filtro abaixo.

Quanto mais campos forem preenchidos, mais refinado será o resultado da busca.

Clique no número do processo encontrado ou no ícone  para visualizar seus detalhes, que serão apresentados pelo sistema em uma nova página, conforme figura a seguir:

Tem alguma dúvida?

Em caso de dúvidas entre em contato pelo Helpdesk através do endereço eletrônico https://helpdesk.ufsb.edu.br/ (se docente, técnico-administrativo ou servidor terceirizado) ou com o Setor de TI do campus (se discente).