Criar reserva

Para exemplificar a criação de uma reserva vamos imaginar a seguinte situação: precisamos realizar uma reunião da Diretoria de Planejamento com uma equipe de fora da UFSB. Nesse caso, necessitamos uma sala física para acomodar a equipe local e uma sala virtual para realizar a comunicação com a equipe de fora. Desejamos utilizar a sala física 01 e a sala virtual 04. Basta seguir os seguintes passos:

1. O usuário deve clicar no menu Agenda (1) e selecionar a opção Reservas (2) como exibido na Figura 34.

Figura 34 - Abrir reservas

2. O sistema exibirá um calendário com os recursos da Agenda padrão (Figura 35).

Figura 35 - Página de Reservas

3. O usuário deve encontrar o dia desejado no calendário localizado na parte superior da tela e clicar no campo correspondente (Figura 36).

Figura 36 - Calendário da página Reservas

4. O sistema exibirá o calendário com a semana correspondente ao dia escolhido. Na Figura 42, o usuário escolheu o dia 09/08/2018. Portanto, o sistema irá exibir a semana do dia 05/08 ao dia 10/08. Esta visualização facilita o trabalho do usuário, pois este não precisa mudar a página repetidas vezes para reservas na mesma semana. O usuário deve rolar a página até o dia desejado (1), identificar o recurso desejado (2) e clicar no horário desejado (3).

Figura 37 - Escolher recurso e horário

5. O sistema irá exibir a página exibida na Figura 38.

Figura 38 - Criar reserva

6. No lado esquerdo é possível escolher os recursos que desejamos reservar. Como queremos escolher a sala física 01 e a sala virtual 04, devemos clicar em Recursos->Alterar e em seguida marcar os recursos desejados, como exibido na Figura 39.

Figura 39 - Alterar recursos

7. É possível escolher data e hora de início e final da reserva, como exibido na Figura 40.

Figura 40 - Escolher data e hora

8. O sistema permite criar reservas que se repetem ao longo de dias, meses ou anos, como é possível visualizar na Figura 41. Ao clicar em Repetir, o usuário pode escolher a frequência da repetição (diário, semanal, mensal ou anual). É possível escolher a periodicidade da reserva e a data limite para a repetição. No exemplo abaixo a reserva será repetida semanalmente, em um intervalo de 2 em 2 semanas, nas segundas-feiras até o dia 13/11/2018.

Figura 41 - Exemplo de repetição de reserva

9. Para criar uma reserva é necessário adicionar um título e uma descrição para a reserva, como exibido na Figura 42.

Figura 42 - Título e descrição da reserva

10. O usuário deve indicar o Motivo da reserva, no campo apropriado. As opções são Aula, Reunião, Evento e Outro. Este campo serve para o sistema identificar o tipo de evento para o qual o recurso está sendo utilizado, facilitando a geração de relatórios e permitindo que a equipe consiga ofertar aos usuários maior eficiência na operacionalização dos ambientes multimídia. O campo de seleção de Motivo da reserva encontra-se na parte de baixo da tela, ao lado do campo Gravação (Figura 43).

Figura 43 - Motivo da reserva

11. Caso seja de interesse do usuário, o sistema envia um e-mail para lembrar a hora de início e/ou encerramento da reserva. Basta que o usuário habilite a opção desejada em Enviar lembrete e entre com o número de minutos, horas ou dias de antecedência com a qual deseja ser lembrado, localizada na parte de baixo da tela, logo abaixo dos Atributos adicionais, como exibido na Figura 44.

Figura 44 - Enviar lembrete

12. O sistema permite que o usuário anexe vários arquivos de até 2 MB cada, que podem ser baixados pelos participantes da reserva. Para anexar um arquivo, o usuário precisa clicar em Escolher arquivo (1). O sistema irá exibir uma janela para a seleção do arquivo (2). O usuário deve navegar pelas pastas para encontrar o arquivo desejado e clicar em Abrir (3). Caso queira anexar mais de um arquivo, basta clicar em Adicionar e depois seguir os passos 1, 2 e 3 novamente. Um exemplo de anexo é exibido na Figura 45.

Figura 60 - Anexar arquivos

13. Após inserir toas as informações desejadas, o usuário deve clicar no botão Criar para confirmar ou no botão Cancelar para anular a reserva. Os botões se encontram na parte superior e inferior da tela, como exibido na Figura 46.

Figura 46 - Botões Criar e Cancelar