Necessidade

II - Descrição da necessidade:

O próximo campo é a descrição da necessidade, onde o responsável deve descrever a necessidade da compra/contratação, evidenciando o problema identificado e a real necessidade que ele gera, bem como o que se almeja alcançar com a contratação.

Neste tópico, a equipe irá discorrer acerca do problema a ser resolvido, da necessidade a ser atendida, delimitando seus aspectos principais. Usando como exemplo a necessidade de refrigeração de salas de aula, a falta de refrigeração é a necessidade e o problema a ser resolvido, logo, caberá à equipe discorrer acerca dela neste tópico, apontando os impactos desse problema, o interesse público na sua solução e a importância do seu atendimento para a boa funcionalidade e alcance dos objetivos da instituição, o que, por sua vez, atende ao princípio da motivação.

Após a definição da necessidade, no tópico Descrição da Solução, a equipe irá apontar qual será a melhor solução para o atendimento dessa necessidade: a compra de equipamentos de ar-condicionado, o aluguel desses equipamentos ou o conserto de equipamentos já existentes ou outra solução encontrada. 

De acordo com o art. 9º, §1º da IN nº 58/2022, este campo é obrigatório.

III - Área Requisitante:

Informar a área requisitante clicando no "+Adicionar", que pode ser mais de uma, e seu (sua) respectivo (a) responsável:

IV- Descrição dos requisitos da contratação:

Deve-se especificar quais são os requisitos indispensáveis de que o objeto a adquirir/contratar deve dispor para atender a demanda, incluindo padrões mínimos de qualidade, de forma a permitir a seleção da proposta mais vantajosa. Incluir, se possível, critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificações técnicas do objeto ou como obrigação da contratada.

Esse subtópico ("Descrição dos requisitos da contratação") está interligado com o tópico a seguir ("Solução"), uma vez que é razoável que a equipe de planejamento realize o levantamento de mercado para compreender como as soluções são oferecidas. É possível pesquisar contratações semelhantes de outros órgãos, analisando quais os requisitos definidos, além de analisar os padrões que o mercado segue, sem ignorar, todavia, a real necessidade e particularidade da contratação pretendida pela instituição.

É preciso se atentar aos dois extremos que podem ser trazidos pela definição deficiente dos requisitos da contratação: a definição insuficiente ou a definição excessiva de requisitos. O primeiro pode levar a aquisição/contratação de baixa qualidade, que não atenda às necessidades da Administração e o segundo pode restringir a competitividade, além de elevar os preços em razão do excesso de exigências.

O Superior Tribunal de Justiça, por meio de sua Auditoria Interna, orienta como proceder para a definição dos requisitos da contratação:

a) Definir os requisitos indispensáveis (requisitos funcionais, requisitos não funcionais, requisitos externos);
b) Justificar os requisitos definidos;
c) Buscar aderência a padrões de mercado;
d) Definir requisitos que não limitem a competição e não deixem o órgão dependente da contratada;
e) Considerar sempre o atendimento à necessidade da contratação e proximidade com os resultados pretendidos; e
f) Identificar os normativos que devem ser observados pela solução contratada para o alcance dos objetivos esperados.

Conforme visto acima, a definição dos requisitos, pode levar a limitação da competição e até mesmo a inviabilidade da contratação, sendo essencial que ela seja feita juntamente com o levantamento de mercado, a fim de averiguar se o mercado possui condições de suportar e atender aos requisitos impostos, além de justificá-los, uma vez que todo ato da administração deve ser motivado. A justificativa poderá ser feita justamente com base no levantamento de mercado, levando em consideração a necessidade da instituição ou com base em algum normativo.

Em caso do não preenchimento deste campo, devem ser apresentadas as devidas justificativas (art. 9º, §1º, IN 58/2022).